Как правильно ставить отметку о принятии письма

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 110-86-37
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 426-14-07 Доб. 366

Порядок нумерации приказов в кадровом делопроизводстве Хорошо продуманная система нумерации приказов позволит:. Как зафиксировать факт предупреждения работодателя? Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо приказ, информационное сообщение или иной документ приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. Сараева Наталия эксперт журнала Как должна быть оформлена отметка о получении документа на нем самом, чтобы однозначно свидетельствовать этот факт?

Пожалуй, первое, чему учится секретарь на рабочем месте — регистрировать документы.

Модератор: Messir. Дорогие читатели!

Регистрация входящих документов

Грузоперевозки сегодня стали важнейшей частью предпринимательской деятельности. Благодаря разнообразию способов доставки грузов и транспортных средств перевезти из одного пункта в другой можно любой объект. Трансфер груза — ответственное мероприятие, требующее внимательного выполнения всех действий по организации и проведению.

Правильный подход к делу позволяет минимизировать риски, но даже при выполнении всех условий никто не застрахован от возникновения непредвиденных обстоятельств и связанных с этим последствий в виде повреждений товара , его упаковки или пропажи, ведь стопроцентной гарантии не существует даже при принятии всех существующих мер безопасности. Пожалуй, первое, чему учится секретарь на рабочем месте — регистрировать документы.

Эта статья посвящена документам любого рода, поступающим в организацию. Рассмотрим порядок их регистрации и форму журнала для учета входящих документов. Образец журнала можно скачать по ссылке. Регистрация входящих документов производится для того, чтобы облегчить их поиск, отслеживание и в целом работу с ними. Результатом регистрации является уникальный регистрационный индекс номер , присвоенный каждому письму. Кем осуществляется прием и регистрация входящих документов?

Это зависит от того, централизован ли прием документов в компании или нет. При централизованной форме принимает документы и заносит их в базу данных секретарь или работник канцелярии. Если форма работы децентрализованная, то этим занимаются сотрудники структурных подразделений, ответственные за делопроизводство. Последнее чаще относится к крупным организациям с большим объемом документооборота.

В небольших и средних компаниях лучше, чтобы приемом и регистрацией документов занимался один человек или одно подразделение. Поступившие по почте письма вскрываются секретарем. В этом случае письмо передается адресату в запечатанном конверте.

Сами конверты обычно выбрасывают, но и здесь не без нюансов. Нужно оставить и прикрепить к письму конверт, если:. Хотя в целом не столь важно, как именно пришло письмо в организацию. Главное, что оно должно быть учтено и зарегистрировано. Впрочем, регистрации подлежат не все документы. Не нужно регистрировать следующие:. Также остается спорной регистрация писем, оформленных неправильно. Письмо, подписанное директором организации, может быть написано от руки на обычном листе бумаги, или не быть зарегистрированным в качестве исходящего, или быть не подписанным… В таких случаях юридическая сила документа является очень сомнительной, и организация-адресат вполне может и отказать в приеме и регистрации такого письма.

Другой случай, когда документы не принимаются и не регистрируются — если в письме заявлены приложения, а по факту они отсутствуют. Тогда составляется специальный акт , и вместе с актом письмо возвращается отправителю. Часто бывает так, что отправитель высылает письмо по электронной почте или по факсу, а потом еще и по обычной почте. Таким образом одно и то же письмо может прийти в организацию три-четыре раза.

Все они должны получить один входящий номер. Как не допустить повторной регистрации? Очень просто, достаточно обращать внимание на исходящий номер отправителя — он будет повторяться. Регистрация входящих документов осуществляется строго однократно. Другими словами, под один конкретным номером в организации в один конкретный день может быть зарегистрирован только один входящий документ. После того, как письмо было принято и рассмотрено, и секретарь установил, что оно соответствует всем требованиям, предъявляемым к деловым письмам или обращениям граждан, и может быть принято, можно приступать к регистрации.

В правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа ставится штамп или делается запись от руки :. Затем в поля вписывается дата поступления документа и его порядковый номер по Журналу регистрации входящих документов.

Если курьер привез два экземпляра письма, то на втором экземпляре он называется визовый проделывается все то же самое. Приведенный штамп — самый универсальный вариант. Если есть необходимость, его можно дополнить. Так, некоторые организации указываются не только дату, но и время поступления документа, другие — количество приложений, у третьих вообще несколько штампов, каждый из которых со своим индексом.

Таким образом, штамп разрабатывается исходя из нужд организации. Такая система индексации — вещь очень распространенная. Каждая компания разрабатывает ее для себя сама. Главное, как говорилось выше, что каждый номер, независимо от количества индексов, должен быть уникальным. После этого в Журнал регистрации входящих документов вносится информация о поступившем письме.

Зарегистрированное письмо отправляется на рассмотрение к руководителю. Директор же меня отругал сказал, что нужно было сначала занести ему этот письмо и потом уже регистрировать. Но как же тогда быть? Не может же человек который принес это письмо ждать пока его отпишут…. Лунный цветок, я вас хорошо понимаю. Моя коллега однажды точно так же попала под раздачу, зарегистрировав письмо, содержание которого не понравилось шефу.

Но и она, и вы всего лишь сделали свою работу. Если принесут письмо на одну из этих тем — несите напрямую директору главному юристу, начальнику СБ, любому компетентному руководителю. Отпишут — регистрируйте. Не отпишут — скажите курьеру, что руководитель оставил письмо у себя, а приказывать директору вы не можете.

Дальше по обстоятельствам. Можно с чистой совестью не регистрировать письмо, если оно поступило от юридического лица, но написано не на фирменном бланке, от руки, не зарегистрировано как исходящее, подпись на оригинале поставлена черной ручкой. На одном из семинаров я услышала, что можно не принимать письмо от юридического лица, если на нем рядом с подписью не стоит печать этого ЮЛ.

Правда, назвать документ, где прописано это требование, лектор не смогла. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Если бланк письма, которое вы не хотели бы принимать, выбивается из правил, отказывайте. Но будете не правы — ГОСТ носит рекомендательный характер. Здравствуйте, Евгения! Очень рада, что нечаянно попала на ваш сайт.

Я тоже бывший секретарь руководителя небольшой организации, ныне числюсь там же ведущим специалистом отдела кадров. Почему числюсь? В декрете с января года. Я думаю мне будет полезен ваш сайт, для обновления в памяти разных аспектов. И надеюсь найду у Вас что-нибудь новенькое столь нужное для моего дальнейшего развития в этой области — ведь с января многое чего изменилось.

Ирина, здравствуйте! Я недавно начала работать делопроизводителем, но любовь к систематизации и порядку у меня с детства. Раньше я работала в библиотеке. Закончила курсы, открыла для себя не просто новую специальность, но целую науку, и не устаю восхищаться продуманностью и выверенностью приемов работы. Удачно нашла работу, втянулась. Мне повезло, что мной руководит опытный специалист, с таким же трепетным отношением к каждой бумажке.

Документооборот на фирме очень активный, часто требуется отследить движение письма, найти что-нибудь в архиве или в реестре за прошедшие месяцы. Благодаря современным технологиям мы можем задавать различные параметры поиска и находить искомое.

Но наш директор, до сих пор читавший реестры ежедневно для правки конечного сохранения документов, требует теперь регистрировать почту по другим критериям, пренебрегая выверенной системой. При новом порядке мы даже в течение недели не сможем отследить документ, исполнители растащат все по папкам, переименуют, потеряют… А потом снова придут к нам и будут недовольны. Мы с коллегой решили вести два реестра — для директора и для себя.

Объем работы увеличится, но это единственная возможность сохранить информацию…. Влада, спасибо за ваш комментарий! К сожалению, так случается часто. Некоторые руководители, лишь поверхностно представляя процесс работы, требуют сохранения ненужной информации. Выход только один — регистрировать один и тот же документ в двух, а иногда и более, реестрах. В одной из компаний, с которой я работаю, девочки вынуждены вести один реестр для клиентов, один для начальства от этого зависит квартальная премия , да еще и вносить информацию в систему электронного документооборота.

Добрый день. Помогите пожалуйста разобраться. Я помню с обучения, что бух. Это же нашла и вашей статье. Но не могу найти официального источника на который могу сослаться. Возник спорный вопрос на работе. Добрый день! На ее основе рекомендуется разрабатывать инструкции по делопроизводству в коммерческих организациях. Зарегистрировала письмо из суда и подшила его в папку. Юрист строго запретил мне это делать особенно подшивать с помощью дырокола.

Скажите, имею ли право не регистрировать письма из суда или занести в реестр, но не писать на самом письме вх.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо приказ, информационное сообщение или иной документ приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня. В компанию поступает достаточно много входящих документов - письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению.

Добиваемся подтверждения факта получения документа

Сегодня каждая действующая организация в процессе своей деятельности получает массу документов. Поэтому требуется знать и уметь оптимально организовать работу с ними в соответствии с правилами делопроизводства. Первый важный этап — регистрация входящих документов. Зарегистрировать поступивший документ — значит подтвердить факт его получения организацией, для чего каждому полученному документу присваивают свой номер и вносят основные данные о нем в специальную форму например, в журнал регистрации или регистрационные карточки. Регистрации входящих документов предшествует прием и их первичная обработка. Проверяют правильность доставки почты, после вскрытия конверта необходимо убедиться в наличии полного пакета документов — всех страниц письма и приложений при их наличии. Или на документе проставляется отметка о получении без приложений, затем дополнительно запрашивают недостающие документы у отправителя.

Как правильно ставить отметку о принятии письма

Грузоперевозки сегодня стали важнейшей частью предпринимательской деятельности. Благодаря разнообразию способов доставки грузов и транспортных средств перевезти из одного пункта в другой можно любой объект. Трансфер груза — ответственное мероприятие, требующее внимательного выполнения всех действий по организации и проведению. Правильный подход к делу позволяет минимизировать риски, но даже при выполнении всех условий никто не застрахован от возникновения непредвиденных обстоятельств и связанных с этим последствий в виде повреждений товара , его упаковки или пропажи, ведь стопроцентной гарантии не существует даже при принятии всех существующих мер безопасности. Пожалуй, первое, чему учится секретарь на рабочем месте — регистрировать документы. Эта статья посвящена документам любого рода, поступающим в организацию. Рассмотрим порядок их регистрации и форму журнала для учета входящих документов. Образец журнала можно скачать по ссылке. Регистрация входящих документов производится для того, чтобы облегчить их поиск, отслеживание и в целом работу с ними.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Где нужно ставить запятые? [IrishU]

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Б ывает крайне важно подтвердить факт получения документа, который вы направляете в организацию. Это может быть любой документ, направляемый юридическим или физическим лицом, например, претензия, протокол разногласий, письмо, акт и т. В случае конфликтной ситуации чем важнее отправителю доказать факт получения документа адресатом, тем важнее получателю избежать этого, а еще лучше ввести отправителя в заблуждение чтобы он считал доказанным факт получения документа и только в суде выяснил, что это не так, таким образом проиграв дело или существенно снизив свои шансы на его выигрыш. Вот простая ситуация.

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо приказ, информационное сообщение или иной документ приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать.

На Пикабу часто возникают посты о том, как люди жалуются на те или иные бытовые проблемы. В одно время мне попался хорошая статья о правильном написании обращений во всевозможные инстанции. Мне помогало много раз, делаюсь с вами. Текст длинный, но может кому-то это поможет, и где-то жизнь вокруг станет лучше.

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: В ПОМОЩЬ НОВИЧКУ. ПЕРВАЯ НАСТРОЙКА ПРОГРАММЫ ПОКЕР СТАРС 2018/ POKER STARS
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 0
  1. Пока нет комментариев...

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных