Правила оформления кадровой документации с применением тк рф

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 110-86-37
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 426-14-07 Доб. 366

Кадровая документация - отличительный признак трудовых правоотношений. Обязанность ее ведения есть одна из обязанностей работодателя независимо от масштабов и организационно-правовой формы. Однако зачастую работодатели не придают серьезного значения кадровой документации, в результате чего кадровый документооборот ведется с существенными нарушениями установленных требований. Какими же законодательными и нормативными актами регламентируется обязанность работодателя по ведению кадровой документации? Каковы правила ее создания, оформления и хранения? Ответим на эти вопросы в статье.

Но последствия неправильного или неточного оформления кадровой документации носят правовой характер. Поэтому все требования, предъявляемые к оформлению документов организации, в полной мере относятся и к кадровому делопроизводству.

Учет труда и заработной платы в организации ведется на основании первичных документов, формируемых в кадровой службе. Плохо поставленная работа кадровой службы неминуемо отражается на работе, как бухгалтерии, так и всей организации. Следствием этого является несвоевременность оплаты труда сотрудников, больничных листов, несвоевременная подготовка документов для представления в государственные социальные органы.

Кадровое делопроизводство

Субсидия на коммунальные услуги 2. Социальная поддержка населения 4. Квартиры от государства 5. Социальная адресная помощь 6. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно! О переходе на электронный документооборот в кадровой службе говорят давно. Но не все документы могут существовать только в компьютере. Требования трудового законодательства, правила оформления, а иногда и содержание кадровых документов объясняют тот факт, что до сих пор большая их часть создается в бумажном виде и подшивается в дела по особым правилам.

Не так давно в Трудовом кодексе РФ появились нормы о дистанционной работе, а вместе с ними и понятие электронных кадровых документов.

Об особенностях этой документации и правилах работы с ней читайте в нашей статье. В настоящее время основные документы, связанные с трудовыми отношениями, в обязательном порядке оформляются на бумажном носителе, хотя составляются они, как правило, с использованием современных автоматизированных технологий, т.

Это вызвано разными причинами, назовем лишь самые важные. Причина 1. Работников необходимо под роспись знакомить с большинством кадровых документов.

В отдельных ситуациях это является требованием Трудового кодекса РФ. В соответствии со ст. А приказ работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.

Причина 2. Архивное законодательство предусматривает длительное хранение многих кадровых документов на бумажных носителях. Вместе с тем безбумажные технологии начинают использоваться в кадровой службе все активнее.

В этой статье мы расскажем об основных способах автоматизированной работы с бумажными документами, а также о видах и правилах обработки документов электронных. Для начала посмотрим, как можно использовать системы электронного документооборота при работе с документами на бумажных носителях.

Словарь кадровика Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Процесс работы с документами всех видов сводится к их передаче от одного должностного лица к другому, т. Прежде всего, согласование проектов документов, регистрацию, контроль исполнения и поиск в системе электронного документооборота.

Потребность в согласовании документов возникает при подготовке приказов по личному составу, представлений и предложений о переводе на другую работу, поощрении работников и во многих других случаях.

Подготовка кадровых документов в автоматизированном режиме позволяет избежать трудоемкой и длительной процедуры традиционного согласования при помощи размноженных экземпляров проекта документа. Система электронного документооборота должна включать перечень документов, подлежащих согласованию, с указанием следующей обязательной информации:.

При наличии в организации представительного органа работников, например, профсоюзного комитета, в названном перечне следует указать все предусмотренные ТК РФ случаи издания документов по вопросам работы с персоналом, требующих учета мнения профкома иного представительного органа работников. Регистрация кадровых документов традиционно осуществляется с использованием книг, журналов регистрации, карточек учета, перечисленных в ст. Большую часть кадровых документов можно учитывать в автоматизированном режиме.

Исключение из этого правила составляют только те регистрационные формы, в которых предусмотрено проставление личной подписи работника кадровой службы после внесения сведений о документе и или подписи работника организации при получении документа - например, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы регистрационных книг, журналов, карточек разрабатываются и утверждаются работодателем самостоятельно. Однако в отдельных случаях должны применяться регистрационные формы, установленные нормативными правовыми актами:. Соответствующие регистрационные формы с указаниями по их заполнению должны быть включены в систему электронного документооборота. Приведем примеры таких форм. Электронная регистрация документов позволяет в дальнейшем вести поиск информации о работе с персоналом и составлять аналитические справки и статистические сводки в автоматизированном режиме.

С момента создания нашей компании учет кадровых документов велся в бумажных журналах и книгах регистрации. Со следующего года мы хотим перейти на автоматизированную регистрацию и перенесли имеющиеся регистрационные формы в электронные таблицы. Такая работа к тому же позволила убедиться, что у нас есть некоторые проблемы с нумерацией кадровых документов. Хотелось бы построить логичную и грамотную систему их регистрации. Есть ли какие-то правила, в соответствии с которыми документам должны присваиваться регистрационные номера?

При построении системы регистрации кадровых документов, действительно, нужно уделить внимание их индексации нумерации. Этот вопрос не регламентирован нормативными актами и решается работодателем, но желательно учитывать следующие рекомендации.

Для индексации используются простые порядковые номера, к которым в целях ускорения поиска документов можно добавлять: год, когда был заключен трудовой договор, индекс структурного подразделения, в которое принят работник, и др.

Приказы по личному составу регистрируются и индексируются раздельно в зависимости от сроков их хранения. Большинство кадровых приказов имеют длительный срок хранения - 75 лет. Исключение составляют приказы со сроком хранения 5 лет: о предоставлении ежегодных оплачиваемых и учебных отпусков, о командировании работников внутри страны, о наложении дисциплинарных взысканий, о дежурствах п. В случае большого количества приказов по личному составу при регистрации их делят не только по срокам хранения, но и по разновидностям предметно-вопросному признаку : о приеме на работу, о переводе на другую работу, об увольнении и т.

Каждому массиву присваивается свой буквенно- цифровой индекс. Нередко для нумерации личных карточек и личных дел просто используют табельный номер работника. Заявления, акты, протоколы, внутреннюю переписку докладные и объяснительные записки нумеруют в пределах календарного года простой порядковой нумерацией.

Служебные письма, как правило, регистрируются централизованно с присвоением индексов, построенных по схеме: порядковый номер документа с начала календарного года и номер дела, в которое в дальнейшем будет подшит исполненный поступивший документ, или номер дела, в которое будет помещена копия отправленного документа. Обратите внимание! Не все регистрационные книги журналы могут существовать только в электронном виде.

Как уже упоминалось, регистрационные формы для кадровых документов включены в Перечень документов со сроками хранения. Книги регистрации трудовых договоров, приказов по личному составу с длительным сроком хранения , личных дел, личных карточек работников и др. Следовательно, они не могут существовать только в электронном виде. В работе с такими регистрационными формами следует придерживаться следующих правил. Правило 1. По окончании календарного года электронные регистрационные книги журналы должны быть распечатаны постранично и переплетены в твердые или мягкие обложки в зависимости от срока хранения, который равен сроку хранения зарегистрированных в книге журнале документов.

Правило 2. Все регистрационные формы, независимо от срока хранения, должны быть прошиты, а не проклеены или скреплены металлическими скобками. Страницы книг журналов нумеруются до начала использования формы. Правило 3. Книги журналы , в которых регистрируются документы длительного свыше 10 лет и постоянного сроков хранения, не только прошиваются и нумеруются, но и прошнуровываются, а затем заверяются.

В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество прошитых и пронумерованных листов книги журнала. Заверитель- ная надпись делается руководителем или специалистом кадровой службы и удостоверяется печатью отдела кадров.

При ее отсутствии заверительная надпись делается руководителем организации или уполномоченным им лицом и удостоверяется печатью организации. Особые требования предъявляются к книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Согласно п. Большое значение для кадровой службы имеет контроль исполнения документов, а также контроль за соблюдением требований ТК РФ при работе с персоналом.

При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе ч. Приказ работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы ч. Федеральным законом от Теперь дистанционные работники трудятся легально. Потребность в переходе от бумажных документов к электронным вызвана прежде всего особенностью самой дистанционной работы, под которой понимается выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения включая расположенные в другой местности , вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет ч.

В ТК РФ прямо сказано, что дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе ч. Все это означает, что в целом дистанционные работники должны быть оформлены на работу по общим правилам, в том числе с соблюдением требований к документированию трудовых отношений.

При этом традиционные документы, составленные на бумажном носителе, могут заменяться электронными фактически во всех ситуациях, возникающих в работе с персоналом. Чем документы, оформляемые для дистанционного сотрудника, отличаются от обычных кадровых документов? Составляемые для дистанционного работника электронные документы по форме и содержанию в целом соответствуют традиционным бумажным аналогам, содержат те же реквизиты: наименование организации, вид документа, дату регистрации, регистрационный номер, место составления документа, заголовок к тексту, текст, подпись, визы согласования при необходимости , визы ознакомления.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Обмен электронными документами требует применения нового вида подписи - электронной. Отсутствие ее у гражданина будущего дистанционного работника не позволит перейти к безбумажным информационным технологиям при документировании работы с кадрами.

Статья 2 Федерального закона от Вид 1. Простая электронная подпись - посредством кодов, паролей или иных средств она подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом. Квалифицированная электронная подпись соответствует всем признакам неквалифицированной и следующим дополнительным признакам:.

Какой вид электронной подписи используется при обмене электронными документами между работодателем и дистанционным работником? Об этом прямо сказано в ч. Создает сертификаты ключей проверки электронных подписей, выдает такие сертификаты лицам, обратившимся за их получением заявителям , устанавливает сроки действия сертификатов, аннулирует их и т.

Если удостоверяющий центр признан уполномоченным федеральным органом соответствующим требованиям Закона об электронной подписи, то он получает аккредитацию ст. Квалифицированная электронная подпись признается действительной до тех пор, пока решением суда не установлено иное, при одновременном соблюдении следующих условий ст.

Планируем заключать трудовые договоры с дистанционными сотрудниками. Задумались о том, что в электронном документообороте нужно будет применять усиленные электронные подписи.

Возникают ли у работника и работодателя дополнительные обязанности в связи с получением и использованием усиленной электронной подписи? Обязанности участников электронного взаимодействия при использовании усиленных электронных подписей установлены ст.

Ведение кадровой документации

Поскольку кадровое делопроизводство — это своего рода производная от общего делопроизводства, каждому, кто работает с кадровой документацией, необходимо знать основы работы с документами, общие правила и требования. Поэтому мы начнем с некоторых базовых понятий. Документом называется материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Кроме того, атрибутивной функцией документа является способность его служить доказательством. Поэтому документ - это важнейший инструмент эффективного управления. Отражением эффективных взаимоотношений юридических лиц с государством, структурами гражданского общества, отдельными лицами, другими представителями бизнеса является документационное обеспечение управления, или делопроизводство.

Правила оформления кадровой документации

Трудовой кодекс РФ регламентирует не только отношения работника и работодателя, но и правила документирования. В основном состав кадровой документации определяется статьями Трудового кодекса РФ, в которых установлены случаи и порядок составления документов. Но одного Трудового кодекса РФ недостаточно для правильной организации работы кадровой службы. Вопросы труда, нормы трудового права и правила доку 1. Важнейшим является Федеральный закон от В законе рассматриваются вопросы, посвященные персональным данным и их защите, подробно определяется порядок сбора персональных данных и работы с ними, обязательность предоставления информации государственным органам.

Кадровое делопроизводство с нуля. Примеры документов и образцы заполнения форм

Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте. В таблице приведены кадровые документы, обязательных быть в организации. И список обязательных кадровых документов. Указаны сроки хранения документооборота. Так, ревизоры проверят ведение в организации первичной документации по учету кадров, учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда. Одним из важнейших документов кадрового учета является трудовая книжка. Для их ведения приказом назначается ответственное лицо, которое их заполняет и отвечает за сохранность.

Обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе предприятия

Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте. Как правило, ведением кадрового делопроизводства и оформлением всех документов занимаются сотрудники отдела кадров, но если предприятие маленькое, то эту работу могут поручить одному из сотрудников в качестве совмещения. Обычно это бухгалтер или секретарь. Издаются на основании трудового договора. Объявляются работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. Документируя трудовые отношения, подавляющее большинство кадровых документов содержит информацию, обладающую высокой социальной значимостью.

Субсидия на коммунальные услуги 2. Социальная поддержка населения 4.

Любая организация существует только тогда, когда есть работающие в ней люди. Открытие какой угодно фирмы, предприятия, учреждения, организации начинается с подбора и оформления работников.

Правила оформления кадровой документации с применением тк рф

.

.

.

.

.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 0
  1. Пока нет комментариев...

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных