Протокол строительного совещания образец

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 110-86-37
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 426-14-07 Доб. 366

Протокол совещания — документ, который фиксирует все происходящие события на собрании работников коллектива предприятия. Он не относится к строго обязательным документам, но в некоторых случаях бывает действительно необходим. Открыть и скачать онлайн. Совещания в организациях, независимо от их статуса, направления бизнеса и величины проводятся с определенной частотой. Они позволяют решить множество текущих проблем, своевременно принять необходимые меры для урегулирования сложных вопросов, определить стратегию развития компании и пр. Тем не менее, далеко не все совещания фиксируются с помощью протокола и это не является нарушением закона.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных.

Практически во всех организациях проводятся совещания, на которых рассматриваются вопросы оперативного характера. Очень часто такие совещания так и называют — оперативные. Проводят их руководители разного уровня: от руководителя организации до руководителей структурных подразделений.

Составляем краткий протокол оперативного совещания

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. В практике управления применяются такие разновидности протокола, как протокол о намерениях, протоколы согласования, протоколы изъятия вещественных доказательств документов. В числе основных документов общего собрания акционеров закон называет протокол собрания и протоколы счетной комиссии. Кроме того, протокол может составляться одним должностным лицом в ходе реализации им административных функций — протокол дорожно-транспортного происшествия, протокол задержания и др.

Каждая из этих разновидностей протокола имеет соответствующую типовую форму. Мы же в настоящей статье будем говорить о протоколе, составляемом по итогам коллегиального управленческого действия — собрания, совещания или заседания. Данный документ предназначен для документального оформления коллегиального обсуждения вопросов и принятия решений.

В российском делопроизводстве протокол применяется с начала ХVIII века, с того периода, когда в управленческой практике стало практиковаться обсуждение вопроса перед принятием решения. Исторически сложилось, что протокол является:. В современной управленческой практике протоколы составляют для документирования деятельности совещаний, проводимых руководителями разных рангов.

Протоколы используют также для отражения работы конференций, собраний, семинаров и т. Решение о необходимости составления протокола во время оперативных совещаний принимает руководитель, который их назначает и проводит.

Если речь на совещании пойдет об информировании подчиненных по какой-то проблеме, о разъяснении принятого ранее решения и др. Но необходимость составления протокола такого оперативного совещания тоже возможна. В этом случае протокол зафиксирует состав присутствующих, высказанные мнения или предложения. Постоянно действующие коллегиальные органы советы, коллегии, комиссии отличаются высокой степенью организации своей работы. Данный список из трех пунктов программа максимум в реальности может сократиться до одного-единственного секретаря коллегиального органа программа минимум.

Теперь прокомментируем эти три пункта подробнее. В регламенте коллегиального органа определяется периодичность заседаний, вид принимаемых решений, порядок документирования деятельности, день и время заседания. Иногда на предприятиях встречаются регламенты проведения совещаний, относящиеся к работе не одного коллегиального органа, а любой коллегиальной деятельности.

Протокол относится к числу необходимых документов, прежде всего потому, что фиксирует факт проведения заседания, принятые на нем решения, сроки их выполнения. Этот документ может в дальнейшем служить основанием для издания решения или постановления то есть распорядительного документа данного коллегиального органа.

Постоянно действующие коллегиальные органы должны иметь план работы на год , в который включают основные вопросы, намеченные к обсуждению.

Постоянно действующие коллегиальные органы обычно имеют аппарат , который обеспечивает работу этого органа. Возглавляет это подразделение секретарь секретарь ученого совета, секретарь коллегии и др. Это должностное лицо несет ответственность и за организацию заседаний, и за документирование деятельности постоянно действующих коллегиальных органов, и за сохранность документов. Но собрания как форма коллегиального способа принятия решения могут проводиться в любом составе участников, не только членов коллегиального органа.

Это могут быть совещания руководителей департаментов или совещания специалистов определенных структурных подразделений по какой-то конкретной проблеме. В любом случае, когда речь заходит об организации встречи более чем 3 человек, это нельзя пускать на самотек.

Чем качественнее будет подготовка собрания, тем меньше времени будет потрачено на обсуждение в ходе самой встречи и тем более эффективные решения будут приняты. В ходе подготовки заседания последовательно возникают документы, которые затем становятся приложениями к протоколу, или в него перетекает информация из них.

Первым документом из этого ряда является повестка дн я. Она составляется секретарем на основе указаний председателя коллегиального органа или данного конкретного собрания и положений регламента если таковой имеется.

При формировании повестки дня необходимо учитывать сложность обсуждаемых вопросов с тем, чтобы обсуждение укладывалось в отведенное для заседания время. Повестка дня рассылается участникам заседания и приглашенным. Несколько экземпляров повестки остается у секретаря. Они используются для составления будущего протокола, для ведения заседания. В повестке указывается количество и последовательность обсуждаемых вопросов, фамилии докладчиков, дата и время проведения заседания, а также место его проведения.

Таким образом, повестка дня одновременно является документом оповещения о предстоящем заседании и приглашением участников. Форма повестки может быть любой. Приведем два варианта; первый — более официальный см. Пример 1 , а второй подойдет и для проведения оперативных совещаний см.

Пример 2. Хотя именно при подготовке оперативных совещаний секретарь часто игнорирует рассылку повестки в письменном виде, ограничиваясь только устным информированием участников. В ходе подготовки каждого заседания принято заранее собирать у выступающих тезисы докладов или выступлений , а также информационно-справочные документы, иллюстрирующие их таблицы, графики, экономические расчеты, справки и др.

Все эти материалы тиражируют по числу участников совещания и раздают им. Обязательно в состав этих документов входит проект решения по каждому вопросу, включенному в повестку дня. Готовят проекты таких решений докладчики. Задача секретаря — своевременно получить эти документы и размножить в необходимом по числу участников количестве экземпляров. Материалы к заседанию должны быть разосланы за 48 часов до его начала, чтобы люди успели найти время с ними ознакомиться, подготовиться к обсуждению.

Для рассылки часто используют электронную почту. В ходе подготовки собрания может готовиться лист регистрации или явочный лист его участников см. Пример Такой документ составляется при количестве участников более 15 человек тогда эти лица не перечисляются в числе присутствующих в протоколе, вместо этого данный документ идет приложением к протоколу , а также при подготовке заседания постоянно действующего коллегиального органа на нем важно наличие кворума.

Когда на заседании важно наличие кворума, составление такого листа регистрации становится обязательным — данный список необходим для документирования явки на заседание определенных лиц, что подтверждается, как правило, личной подписью в списке.

Личные подписи в начале заседания собирает секретарь, обходя прибывающих на заседание. Второй распространенный способ сбора подписей и контроля числа присутствующих — это проведение регистрации участников.

Регистрация обычно начинается за 30 минут и заканчивается за 5 минут до начала заседания. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Данный ГОСТ определяет правила оформления заголовочной и заключительной части этого документа, а также требования к его тексту. Наименование организации всегда указывается вместе с организационноправовой формой и должно соответствовать официально установленному наименованию в уставе или положении об организации. При этом организационно-правовая форма должна быть написана не в виде аббревиатуры, а полностью.

Если у организации есть официально зарегистрированное сокращенное наименование, то оно тоже может присутствовать в скобках строкой ниже полного наименования см. Пример 3. Если у организации есть вышестоящая организация, то ее наименование указывают выше наименования организации — автора документа, желательно в сокращенном виде см.

Пример 5. Датой протокола является день проведения заседания. Если заседание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты его начала и окончания а не дату подписания протокола, который может оформляться через несколько дней после окончания самого мероприятия.

Заседание совета директоров акционерного общества длилось 2 дня: 13 и 14 января года. Протокол был составлен на следующий день и подписан через день после окончания заседания — 16 января. Протоколы нумеруют в пределах календарного года, поэтому номером индексом протокола является порядковый номер заседания. Порядковые номера присваиваются отдельно по каждой группе протоколов, которые составляются в организации: отдельно нумеруются протоколы общих собраний акционеров, протоколы заседаний дирекции, протоколы заседаний технического совета, протоколы собраний трудового коллектива и т.

Но подчеркнем, что указаний на такое написание в нормативной базе не содержится. Это просто довольно распространенная практика. Место составления документа важно указывать в том случае, когда его затруднительно определить по наименованию организации, а также в тех случаях, когда заседание проводится в другом населенном пункте, а не там, где располагается организация — автор документа. Заголовок к тексту протокола содержит указание на вид коллегиальной деятельности совещание, собрание, заседание и др.

Реквизиты заголовочной части могут располагаться продольным Пример 8 или угловым способом Пример 9. Выбор варианта остается за организацией. Камышин Заседания руководителей структурных подразделений.

Во вводной части протокола после заголовка приводятся инициалы и фамилии председателя и секретаря заседания. Следует иметь в виду, что в протоколе председатель — должностное лицо, проводящее совещание, его должность по штатному расписанию в тексте не указывается.

Секретарь — лицо, отвечающее за организацию совещания и документирование его деятельности, то есть составление и оформление протокола. Секретарь совещания заседания не обязательно является секретарем по занимаемой должности.

Эта должностная обязанность может быть дополнительной для работника. Она должна быть закреплена в его должностной инструкции, если выполняется постоянно. Эта работа может быть поручена работнику руководителем, если она выполняется как разовое поручение. Функции председателя заседания руководителей подразделений может выполнять заместитель генерального директора Панков, а функции секретаря заседания — его личный помощник Егорова. В этом случае их должности по штатному расписанию заместитель генерального директора и личный помощник заместителя генерального директора в протоколе отсутствуют.

Эти люди будут фигурировать в нем только как председатель и секретарь заседания см. Если в заседании принимают участие представители других организаций, то указывают и их должности с наименованиями организаций см. Перечень присутствующих участников и приглашенных лиц печатается через 1 межстрочный интервал. Далее оставляется одна пустая строка и через 1 межстрочный интервал печатается повестка дня. А вот основную часть текста протокола принято печатать через 1,5 межстрочных интервала.

Составление списка участников совещания является обязанностью секретаря. Список составляют заранее по указанию руководителя он нужен для оповещения участников о дате встречи и повестке дня, желательна предварительная раздача справочных материалов для изучения вопросов и подготовки к обсуждению.

В день проведения совещания список присутствующих корректируют исходя из фактического наличия должностных лиц. При оформлении протокола расширенного заседания более 15 человек или постоянно действующего коллегиального органа фамилии участников в протоколе не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество.

Оно определяется по итогам регистрации, список регистрации в этом случае становится одним из приложений к протоколу см.

Протокол совещания

Троицке непростая. Но в связи с отсутствием продаж в строящихся домах проблем с достройкой остальных домов это пока не решило. На данный момент наша задача состоит в том, чтобы защитить соинвесторов от возможных рисков. Соинвесторы, риэлтор ы и финансовые структуры стали опасаться вкладывать средства в строящиеся дома.

Подготовка совещаний и оформление протокола

Одна из священных обязанностей секретаря — подготовка собраний, совещаний и заседаний, которые инициируют руководители разных уровней. В большинстве случаев секретарь также ведет протоколы подобных мероприятий. В статье расскажем, как сделать эти процессы более эффективными. Чтобы начать разговор о протоколе, прежде всего нужно остановиться на подготовке совещаний. Перед подобным мероприятием важно продумать повестку дня, определить состав участников, ознакомиться с докладами всех выступающих и другими материалами.

Как организовать совещание и вести протокол

Особенности заполнения и готовый пример документа можно найти ниже. По ходу проведения совещания всегда составляется протокол, причем руководство само решает, каким образцом лучше воспользоваться. Этот документ выполняет сразу несколько функций:. Таким образом, основная задача документа — зафиксировать факт проведенного совещания и всех решений, которые были приняты по результату. Не все заседания протоколируются, поэтому руководство компании вправе самостоятельно решать, в каком случае составлять отчетный документ, в каком — нет. Обычно протоколы применяются на тех совещаниях, на которых обсуждаются вопросы, непосредственно влияющие на будущее развитие организации. В законодательстве не разработано никаких требований к содержанию документа, и тем более нет единой формы.

.

.

.

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Лекция 4.2. Деловое совещание. Этикет делового пространства
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 1
  1. Ипат

    А чувствуется бывший мент, в этом адвокате.

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных